Die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware ist eine wichtige Entscheidung für kleine Unternehmen. Hier sind sieben Kriterien, auf die Sie achten sollten, wenn Sie eines dieser Tools für Ihre Buchhaltung kaufen:
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1. Berücksichtigen Sie Ihre Anforderungen
Die Wahl Ihres Buchhaltungstools wirkt sich direkt auf Ihr Umsatzmanagement aus. Schauen Sie sich an, was Ihre Buchhaltungsabteilung braucht, basierend auf den Herausforderungen, denen sie gegenübersteht, und ihren Fähigkeiten. Während bestimmte Branchen spezifische Funktionen in der von ihnen gewählten Buchhaltungssoftware benötigen, können sich andere mit den allgemeinen Funktionen zufrieden geben.
So benötigen Restaurants und Einzelhändler möglicherweise andere Funktionen in ihrer Buchhaltungssoftware als Unternehmen des verarbeitenden Gewerbes.
2. Entscheiden Sie sich für Cloud-Anwendungen
Um einen nahtlosen Zugriff auf Ihre Buchhaltungsdaten zu gewährleisten, sollten Sie sich für Systeme entscheiden, die sich problemlos mit der Cloud synchronisieren lassen. Auf diese Weise kann ein autorisierter Mitarbeiter Ihres Unternehmens aus der Ferne auf die Daten zugreifen.
Außerdem besteht keine Gefahr, dass Ihre Daten verloren gehen, wie es bei manuellen Systemen der Fall sein kann. Egal, ob Sie ein Smartphone, ein Tablet oder einen PC haben, Sie können die Daten von jedem Ort aus kontrollieren.
Außerdem erleichtert die Synchronisierung Ihres Buchhaltungstools mit dem Cloud-System den Informationsaustausch mit anderen Abteilungen wie der Lohnbuchhaltung.
3. Erforschen Sie erweiterte Funktionen
Es könnte schwierig sein, die Auswahl Ihrer Buchhaltungssoftware einzugrenzen, wenn Sie nicht genau wissen, welche erweiterten Funktionen Sie benötigen. Gleichzeitig sollte das Tool flexibel genug sein, um bei Bedarf zusätzliche Funktionen zu integrieren. Außerdem macht es keinen Sinn, für Funktionen zu bezahlen, die Ihr Team kaum braucht.
Kleine Unternehmen entscheiden sich in der Regel für die folgenden Funktionen ihrer Buchhaltungsprogramme:
- Umsatzverfolgung
- Verwaltung des Inventars
- Steuerberichte für Unternehmen
- Verwaltung der Gehaltsabrechnung
- Budgetierung
- Kostenvoranschlag
- Unterstützung von Händlerkonten
- Verwaltung von Kundenkontakten
Was die Zusatzfunktionen angeht, so möchten Sie vielleicht Ihr eCommerce-Tool mit der Buchhaltungssoftware integrieren oder Online-Zahlungen akzeptieren. Wägen Sie ab, inwieweit Sie solche Funktionen zu einem späteren Zeitpunkt integrieren können, wenn dies erforderlich ist.
4. Einzigartige Situationen berücksichtigen
Berücksichtigen Sie bei der Suche nach Ihrer Buchhaltungssoftware auch besondere Situationen, um festzustellen, ob das Tool für Ihr Unternehmen geeignet ist.
Prüfen Sie Aspekte wie Skalierbarkeit und die Frage, ob das Programm mit dem Wachstum Ihres Unternehmens mitwachsen kann; alle paar Monate auf ein anderes Programm umzusteigen wäre mühsam.
Erkundigen Sie sich, ob Ihre Bank das Tool unterstützt, damit Sie Ihre Transaktionsdetails herunterladen und die Informationen mit der Buchhaltung Kleinunternehmer synchronisieren können. Andernfalls kann es schwierig sein, mögliche Informationsabweichungen nachzuvollziehen.
Überlegen Sie, ob Sie das Tool auf einem einzigen System oder auf mehreren Computern benötigen. Es ist logisch, sich für ein Buchhaltungstool zu entscheiden, auf das mehrere Benutzer gleichzeitig zugreifen können, um die Koordination zu verbessern.
Möglicherweise müssen Sie den Zugang zu Ihrem Buchhaltungstool für einige Benutzer einschränken. Möglicherweise benötigen Sie auch ein Tool, das einigen Mitarbeitern exklusiven Zugang zu den Daten, aber nicht zu den Berichten bietet. Dieser Grad der Anpassung ist notwendig, um Ihre Buchhaltungsabteilung narrensicher zu machen.
Es ist logisch, dass Sie sich für ein Tool entscheiden, das eine kostenlose Testversion anbietet, damit Sie die Benutzerfreundlichkeit aus erster Hand erfahren können. Danach können Sie entscheiden, ob Sie sich für die kostenpflichtige Version des Programms entscheiden sollten.
5. Berücksichtigen Sie Budget und Supportkosten
Kleine Unternehmen sehen sich beim Kauf von Premium-Tools oft mit Budgetbeschränkungen konfrontiert. Es ist daher ratsam, Tools auszuwählen, die im Rahmen Ihres Budgets liegen und die meisten, wenn nicht sogar alle Ihre Anforderungen erfüllen.
Derzeit bieten namhafte Entwickler fortschrittliche Buchhaltungstools zu überschaubaren Kosten an, um die die digitale Transformation Weiterbildung voranzutreiben. So können sich kleine Unternehmen beispielsweise für Xero oder QuickBooks entscheiden, anstatt in teure Tools wie Oracle oder NetSuite zu investieren.
Die Größe Ihres Unternehmens, sein Geschäftsumfang und die Anzahl der Mitarbeiter bestimmen weitgehend Ihr Budget.
Außerdem müssen Sie die Supportkosten einkalkulieren. Bei einigen Tools können Sie gegen eine geringe Gebühr telefonischen oder E-Mail-basierten Support erhalten. Beachten Sie, dass auch dies von der Komplexität der Software abhängt.